Høstens anbudsmuligheter, hvor finner bedriften de beste offentlige kontraktene?

Hvorfor er høsten en viktig anbudsperiode?

Offentlige virksomheter følger i stor grad budsjettåret. Når sommerferien er over, øker aktiviteten raskt, og mange innkjøp skal gjennomføres før nytt budsjettår starter.

Typiske årsaker til høy aktivitet om høsten:

• Prosjekter som ble utsatt før sommeren blir satt i gang
• Budsjettmidler skal disponeres før årsslutt
• Rammeavtaler som utløper ved årsskiftet må konkurranseutsettes
• Nye satsinger fra statsbudsjett og kommunebudsjett skal realiseres

For leverandører som er godt forberedt, gir dette et større volum av relevante konkurranser på kort tid.

Bransjer med mange offentlige anbud om høsten

Selv om alle sektorer kjøper inn varer og tjenester, ser vi ofte ekstra høy aktivitet innen disse områdene:

Bygg, drift og vedlikehold

Kommuner og fylkeskommuner lyser ofte ut:

• vedlikeholdsprosjekter
• rehabilitering av bygg
• vinterdrift og tekniske tjenester
• energi- og miljøtiltak

IT og digitale tjenester

Høsten brukes ofte til å starte digitaliseringsprosjekter som skal leveres neste år:

• programvare og SaaS-løsninger (Software as a service)
• integrasjoner
• nettsider og digitale plattformer
• rådgivning og utviklingstjenester

Konsulent- og rådgivningstjenester

Mange offentlige virksomheter har behov for ekstern kompetanse innen prosjektledelse, HR, økonomi, kommunikasjon, bærekraft og anskaffelser.

Grafiske og kommunikasjonstjenester

Årsrapporter, kampanjer, informasjonsmateriell og designoppdrag blir ofte bestilt i siste del av året.

Slik finner du anbudene før konkurrentene

Mange leverandører begynner å lese konkurransegrunnlaget først når kunngjøringen er publisert. Da er verdifull tid allerede tapt.

Sett opp god varsling.

Det å skaffe seg en varslingsplattform kan være en smart måte å være sikker på at dere får de anbudene dere ønsker. Det finnes flere Norske varslingsplattformer som Finndoff, Mercell og Cobrief. Bruk relevante CPV-koder og nøkkelord, og sørg for at flere personer i virksomheten mottar varslene.

Følg med på planlagte anskaffelser. Se etter:

• anskaffelsesplaner på offentlige nettsider
• markedsdialoger og leverandørkonferanser
• forhåndskunngjøringer
• dynamiske innkjøpsordninger (DPS)

Velg de riktige konkurransene

En vanlig feil er å prøve å levere tilbud på alt som virker interessant. Det gir ofte lav treffprosent og høyt ressursforbruk.

Still disse spørsmålene før dere bestemmer dere:

• Passer oppdraget vår kjernekompetanse?
• Har vi kapasitet til å levere?
• Oppfyller vi kvalifikasjonskravene?
• Er kontrakten strategisk viktig?
• Har vi realistisk mulighet til å vinne?

Lag gjerne en enkel prioriteringsmodell med poeng for lønnsomhet, strategisk verdi og sannsynlighet for seier.

Hvilke dokumenter bør være klare allerede nå?

Når mange konkurranser kommer samtidig, er det en stor fordel å ha standarddokumentasjon oppdatert.

Sjekkliste:

• firmaattest
• skatteattest
• HMS-erklæring
• årsregnskap
• referanseprosjekter
• CV-er for nøkkelpersonell
• kvalitetssystem og relevante sertifiseringer
• miljø- og bærekraftig dokumentasjon

Dette kan redusere tiden du bruker på hver tilbudsbesvarelse.

Se etter rammeavtaler med lang varighet

Ikke vurder bare kontraktsverdien det første året. Mange offentlige rammeavtaler varer i 2+1+1 år eller lenger. En avtale med moderat oppstart kan derfor gi betydelig omsetning over tid.

Vurder spesielt:

• antall deltakende virksomheter
• estimert uttaksvolum
• geografisk område
• mulighet for mersalg innen avtalen

Pris eller kvalitet - hva vekter mest?

Mange oppdragsgivere vekter kvalitet høyt. Leverandører som tydelig beskriver forståelse for behovet, gjennomføringsevne, bemanning, kvalitetssikring og risikohåndtering har ofte et konkurransefortrinn.

Spør deg selv: Hvis oppdragsgiver sammenligner vårt tilbud med tre andre, hva gjør at vårt tilbud fremstår som det tryggest å velge?

En enkel 4 ukers høstplan

Vi har laget en enkel 4 ukers høstplan til deg som du lett kan gjennomføre.

Uke 1

I uke en starter du med å:

• Lag en konto på en varslingsplattform, og definer nøkkelord og målbransjer.
• Meld interesse i en anbudskonkurranse.

Uke 2

I uke to forsetter du med å:

• Les gjennom og forstå anbudet du meldte interesse på, med fokus på krav.
• Test deg selv: hva mangler du?

Uke 3

I uke tre er oppgavene å:

• Oppdater selskapsdokumentasjon.
• Lag en testbesvarelse: finn frem beskrivelser, CVer og referanser, etc.
• Prøv deg frem med KI.

Uke 4

I uke fire jobber du med å:

• Lag maler for tilbudsbesvarelser.
• Fordel oppgaver og ansvar internt eller eksternt.

Last gjerne ned dette bilde av "Enkel 4 ukers høstplan".

Du kan henge det opp eller sende det videre til en kollega som kan få bruk for denne planen. Da er det større sjanse for at du husker planen og gjennomfører. Lykke til!

Oppsummering

Høsten gir ofte flere offentlige anbudsmuligheter enn noen annen periode av året. Bedrifter som følger markedet aktivt, prioriterer riktige konkurranser og har dokumentasjonen klar, står langt sterkere når konkurransene publiseres.

Det viktigste er ikke å levere flest mulig tilbud, men å levere gode tilbud på de riktige konkurransene.

Ønsker du hjelp til å identifisere relevante høstkonkurranser eller prioritere hvilke anbud bedriften bør satse på?

Ta kontakt med oss

Ta kontakt med Peter eller John Christian for å avtale en anbudsprat:

🌐 www.tendpro.no
📞 31 09 50 50
✉️ anbudspartner@tendpro.no

Flere artikkler, tips og råd om offentlig anskaffelser