Hva betyr sikkerhet og beredskap i offentlige anskaffelser?

Hva betyr sikkerhet og beredskap i offentlige anskaffelser?

Sikkerhet og beredskap har fått en stadig viktigere plass i offentlige anskaffelser. For leverandører betyr det at det ikke alltid er nok å kunne levere et godt produkt eller en god tjeneste. I mange konkurranser må virksomheten også kunne dokumentere at den er i stand til å håndtere risiko, beskytte informasjon og opprettholde leveransen dersom noe uforutsett skjer.

Men hva betyr egentlig sikkerhet og beredskap i et offentlig anbud, og hva bør du som leverandør være oppmerksom på?

Sikkerhet og beredskap handler om mer enn krisehåndtering

Når vi snakker om beredskap, tenker mange først på hva som skjer dersom virksomheten rammes av en alvorlig hendelse. Det kan være et cyberangrep, strømbrudd, bortfall av viktige leveranser eller andre situasjoner som påvirker virksomhetens evne til å levere.

I offentlige anskaffelser handler beredskap imidlertid også om å være forberedt før noe skjer. Oppdragsgiver kan ha behov for å vite at leverandøren har gode rutiner, oversikt over risiko og en plan for hvordan virksomheten skal håndtere hendelser som kan påvirke leveransen.

Sikkerhet kan på sin side handle om hvordan virksomheten beskytter informasjon, systemer, ansatte, verdier og tjenester.

Hva som er relevant, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse. En leverandør av kontorrekvisita vil normalt møte andre krav enn en virksomhet som skal levere IT-tjenester, drift av kritisk infrastruktur eller tjenester som innebærer behandling av sensitive opplysninger.

Hvorfor stilles det sikkerhets- og beredskapskrav i offentlige anbud?

Offentlige virksomheter er avhengige av leverandører for å kunne levere tjenester til innbyggere og andre brukere. Dersom en leverandør ikke klarer å levere som avtalt, kan konsekvensene i noen tilfeller bli betydelige. Derfor kan oppdragsgiver stille krav som skal redusere risikoen for at leveransen blir avbrutt eller at informasjon og verdier ikke blir tilstrekkelig beskyttet.

Kravene kan blant annet være knyttet til:

• informasjonssikkerhet
• personvern og behandling av personopplysninger
• tilgangsstyring
• sikkerhet i IT-systemer
• kontinuitet og opprettholdelse av tjenester
• beredskaps- og kontinuitetsplaner
• håndtering av sikkerhetshendelser
• fysisk sikkerhet
• kompetanse og opplæring
• dokumentasjon og rutiner
• underleverandører og leverandørkjeden

Poenget er ikke nødvendigvis at alle leverandører skal ha omfattende beredskapsapparater. Kravene skal være tilpasset det som faktisk skal leveres, og hvilken risiko som er forbundet med anskaffelsen.

Sikkerhetskrav kan komme på flere steder i konkurransen

Som leverandør bør du ikke bare se etter et punkt som heter «sikkerhet» eller «beredskap». Krav og bestemmelser kan være spredt gjennom flere deler av konkurransegrunnlaget.

Du kan for eksempel møte sikkerhetsrelaterte krav i:

• kvalifikasjonskrav
• kravspesifikasjonen
• kontraktsvilkår
• dokumentasjonskrav
• tildelingskriterier
• bilag og vedlegg til kontrakten

Det er derfor viktig å lese konkurransegrunnlaget som en helhet.

Et krav kan også være formulert på en måte som gjør at det ikke umiddelbart fremstår som et sikkerhetskrav. Det kan for eksempel handle om tilgang til informasjon, krav til kontinuitet, hvor data skal lagres eller hvordan avvik og hendelser skal håndteres.

Hva betyr dette for deg som leverandør?

For leverandøren betyr økt fokus på sikkerhet og beredskap at dette bør være en del av anbudsarbeidet, ikke noe man først begynner å tenke på når tilbudet skal sendes inn.

Før du bestemmer deg for å delta i en konkurranse, bør du derfor vurdere: Har vi forutsetningene for å oppfylle kravene?

Det kan være enkelt å svare på enkelte krav. Andre kan kreve at du undersøker og beskriver virksomhetens rutiner, systemer, dokumentasjon eller samarbeid med underleverandører. Det er også viktig å skille mellom krav som må være oppfylt for å kunne delta, og forhold som inngår i evalueringen av tilbudet.

Fra krav til dokumentasjon

Det er ikke alltid nok å skrive at virksomheten «har gode rutiner for sikkerhet og beredskap». Dersom konkurransegrunnlaget krever dokumentasjon, må du kunne vise hvordan virksomheten faktisk oppfyller kravet.

Det kan for eksempel være gjennom:

• rutinebeskrivelser
• sertifiseringer
• beredskapsplaner
• kontinuitetsplaner
• sikkerhetspolicyer
• beskrivelser av avviks- og hendelseshåndtering
• dokumentasjon på kompetanse og opplæring
• beskrivelser av tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak

Hvilken dokumentasjon som er relevant, avhenger av kravene i den enkelte konkurransen. En god tilbudsbesvarelse bør derfor gjøre det enkelt for oppdragsgiver å forstå hvordan dere oppfyller kravet, og hvor dette kan dokumenteres.

Trenger du bistand med anbudet?

Sikkerhets- og beredskapskrav kan være krevende å tolke og omsette til en god tilbudsbesvarelse. Det kan også være utfordrende å vite hvilken informasjon som er relevant å trekke frem, og hvordan den bør dokumenteres.

Tendpro kan bistå leverandører med å forstå konkurransegrunnlaget, identifisere sentrale krav og strukturere tilbudsbesvarelsen slik at det blir tydelig hvordan virksomheten oppfyller kravene.

Målet er ikke å skrive mest mulig, men å gjøre det enkelt for oppdragsgiver å se at dere har forstått behovet og kan levere som avtalt.

Sikkerhet og beredskap kan også være en konkurransefaktor

For noen leverandører kan sikkerhet og beredskap først og fremst oppleves som krav som må oppfylles. Men det kan også være en mulighet til å vise hva virksomheten kan tilby. Har dere gode systemer, tydelige rutiner og erfaring med å håndtere risiko, bør dette komme tydelig frem når konkurransen åpner for det.

Samtidig er det viktig å være konkret. En lang beskrivelse av virksomhetens generelle sikkerhetsarbeid gir ikke nødvendigvis uttelling dersom den ikke svarer på det oppdragsgiver faktisk spør etter.

Det handler derfor ikke om å skrive mest mulig om sikkerhet. Det handler om å vise det som er relevant for anskaffelsen. Her kan en god tilbudsstrategi gjøre en forskjell. Ved å analysere kravene tidlig og koble dem til virksomhetens faktiske styrker, blir det lettere å prioritere hva som bør løftes frem i tilbudet.

Hva bør du gjøre før du leverer tilbudet?

Når sikkerhet og beredskap er en del av konkurransen, kan det være nyttig å gå gjennom tilbudet med noen enkle spørsmål:

1. Har vi identifisert alle sikkerhets- og beredskapskrav?
2. Vet vi hvilke krav som er absolutte, og hvilke som inngår i evalueringen?
3. Kan vi dokumentere at kravene er oppfylt?
4. Er det noen krav vi må avklare med underleverandører?
5. Har vi svart konkret på det oppdragsgiver faktisk spør om?
6. Er dokumentasjonen lett å finne og forstå?

 Tendpro kan bistå med nettopp denne typen gjennomgang – fra analyse av konkurransegrunnlaget til strukturering og kvalitetssikring av tilbudsbesvarelsen. En grundig gjennomgang kan avdekke utfordringer tidlig og gi virksomheten bedre tid til å finne løsninger før tilbudsfristen.

Sikkerhet og beredskap blir en stadig viktigere del av anbudsarbeidet

Sikkerhet og beredskap i offentlige anskaffelser handler i stor grad om tillit og evnen til å levere også når noe uforutsett skjer. For deg som leverandør betyr det at det ikke bare er selve produktet eller tjenesten som må være på plass. Virksomheten må også kunne håndtere kravene som følger med leveransen.

Derfor er det lurt å gjøre sikkerhet og beredskap til en del av vurderingen allerede når du bestemmer deg for hvilke anbud du skal delta i. Jo tidligere du oppdager kravene, desto bedre tid har du til å avklare, dokumentere og besvare dem.

Og dersom du trenger hjelp til å analysere et anbud eller gjøre tilbudet tydeligere og mer konkurransedyktig, kan Tendpro bistå gjennom hele eller deler av anbudsprosessen.

Ønsker du å være bedre forberedt til ditt neste anbud?

Ta kontakt med Peter eller John Christian for å avtale en anbudsprat:

🌐 www.tendpro.no
📞 31 09 50 50
✉️ anbudspartner@tendpro.no

Flere artikkler, tips og råd om offentlig anskaffelser