Offentlige anskaffelser utvikler seg stadig, og flere oppdragsgivere tar i bruk Dynamisk innkjøpsordning (DIO), også kjent som Dynamic Purchasing System (DPS). Men hva innebærer denne anskaffelsesformen, og hvilke fordeler gir den for både oppdragsgivere og leverandører?
I denne artikkelen forklarer vi hva en dynamisk innkjøpsordning er, hvordan den fungerer, og når det kan være riktig å bruke den.
Hva er en Dynamisk innkjøpsordning?
En Dynamisk innkjøpsordning (DPS) er en fullt elektronisk anskaffelsesprosedyre som brukes ved kjøp av standardiserte varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider som er tilgjengelige i markedet.
Det som skiller en DIO/DPS fra mange andre anskaffelsesformer, er at ordningen er åpen gjennom hele avtaleperioden. Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene kan søke om å bli tatt opp når som helst, ikke bare ved oppstart av ordningen.
Dette gjør DPS til en fleksibel og konkurransefremmende anskaffelsesform.
Kort fortalt: En dynamisk innkjøpsordning gjør det mulig å slippe inn nye leverandører fortløpende, noe som bidrar til økt konkurranse og flere valgmuligheter.
Hvordan fungerer en DPS?
Prosessen kan deles inn i fire enkle steg:
1. Oppdragsgiver etablerer ordningen
Den offentlige virksomheten kunngjør en dynamisk innkjøpsordning og beskriver hvilke kvalifikasjonskrav leverandørene må oppfylle.
2. Leverandører søker om opptak
Alle leverandører som oppfyller kravene kan søke om å bli kvalifisert – både ved oppstart og senere i ordningens levetid.
3. Nye konkurranser gjennomføres
Når oppdragsgiver har et konkret behov, inviteres de kvalifiserte leverandørene til å levere tilbud.
4. Kontrakt tildeles
Den leverandøren som leverer det beste tilbudet etter tildelingskriteriene, får kontrakten.
Denne modellen gjør at konkurransen opprettholdes gjennom hele ordningens levetid.
Når passer en Dynamisk innkjøpsordning?
En DPS egner seg best når det er behov for varer eller tjenester som er standardiserte og lett tilgjengelige i markedet.
Typiske eksempler er:
- Konsulenttjenester
- IT-utstyr
- Kontorrekvisita
- Renholdstjenester
- Transporttjenester
- Kjøretøy
- Enkle håndverkstjenester
Dersom behovene oppstår jevnlig over flere år, kan en DPS være et godt alternativ til en tradisjonell rammeavtale.
Fordeler med Dynamisk innkjøpsordning
Både oppdragsgivere og leverandører kan dra nytte av ordningen.
For oppdragsgiver:
- Flere leverandører kan delta gjennom hele perioden
- Økt konkurranse kan gi bedre priser og kvalitet
- Stor fleksibilitet når behovene endrer seg
- Nye aktører kan komme inn i markedet underveis
- Effektiv og heldigital prosess
For leverandører
- Mulighet til å bli kvalifisert når som helst
- Ingen behov for å vente flere år på neste konkurranse
- Flere muligheter til å konkurrere om offentlige kontrakter
- Lavere terskel for små og mellomstore bedrifter
DIO eller rammeavtale – hva er forskjellen?
Selv om begge brukes til gjentatte anskaffelser, fungerer de på ulike måter.
| Rammeavtale | Dynamisk innkjøpsordning |
| Leverandørene velges ved oppstart | Nye leverandører kan tas opp fortløpende |
| Lukket leverandørgruppe | Åpen leverandørgruppe |
| Begrenset konkurranse etter inngåelse | Konkurranse ved hvert enkelt kjøp |
| Lite fleksibel ved markedsendringer | Høy fleksibilitet gjennom hele perioden |
For mange offentlige virksomheter kan DIO bidra til et mer dynamisk og konkurransedyktig innkjøpsarbeid.
Hva bør du være oppmerksom på?
Selv om en DIO har mange fordeler, stiller den også krav til både oppdragsgiver og leverandører.
For oppdragsgivere er det viktig med:
- tydelige kvalifikasjonskrav
- gode digitale anskaffelsesprosesser
- effektiv håndtering av nye leverandører
- god planlegging av de enkelte konkurransene
For leverandører handler det om å følge med på relevante ordninger, sørge for at dokumentasjonen er oppdatert og levere konkurransedyktige tilbud når muligheten byr seg.
Hvordan kan Tendpro hjelpe?
Hos Tendpro bistår vi både offentlige oppdragsgivere og leverandører med offentlige anskaffelser.
Vi hjelper blant annet med:
- etablering og gjennomføring av dynamiske innkjøpsordninger
- planlegging av anskaffelsesstrategi
- konkurransegjennomføring
- tilbudsarbeid og kvalitetssikring
- rådgivning gjennom hele anskaffelsesprosessen
Vår erfaring er at en godt planlagt DIO kan gi både økt konkurranse, bedre innkjøp og mer effektive prosesser.
Oppsummering
En Dynamisk innkjøpsordning (DIO/DPS) er en moderne og fleksibel anskaffelsesprosedyre som gjør det enklere å holde konkurransen åpen over tid.
For offentlige oppdragsgivere kan det gi større fleksibilitet og bedre konkurranse, mens leverandører får flere muligheter til å delta i offentlige anskaffelser uten å måtte vente på nye rammeavtaler.
Ønsker du å vite om en dynamisk innkjøpsordning passer for din virksomhet? Ta gjerne kontakt med oss i Tendpro – vi hjelper deg gjennom hele prosessen.
La oss ta en anbudsprat
Vårt mål er enkelt: Å bistå virksomheter med det vi kan aller best – å vinne anbud.
Dersom du ønsker en sparringspartner til neste konkurranse, trenger ekstra kapasitet eller vil styrke kvaliteten på tilbudene dine, tar vi gjerne en uforpliktende prat.
Ta kontakt med Peter eller John Christian for å avtale en anbudsprat:
🌐 www.tendpro.no
📞 31 09 50 50
✉️ anbudspartner@tendpro.no
Slik når du oss
E-post
post@tendpro.no
Telefon
(+47) 31 09 50 50
Adresse
Bærumsveien 373, 1346 Gjettum, Norge
Åpningstider
Alle hverdager, 09:00 - 15:00
Flere artikkler, tips og råd om offentlig anskaffelser
Hvem er Tendpro – og hvorfor brenner vi for å hjelpe bedrifter med å vinne anbud?
Bli kjent med Tendpro – et rådgivningsselskap som hjelper virksomheter med offentlige anskaffelser, tilbudsarbeid og kvalitetsledelse. Vi skaper trygghet gjennom kompetanse og erfaring.
7 innsikter fra NHO Anskaffelseskonferansen som leverandører bør merke seg
Færre leverandører deltar i offentlige anbud, samtidig som oppdragsgivere ønsker mer konkurranse, innovasjon og bedre samarbeid. Her er de syv viktigste innsiktene vi tok med oss fra årets NHO Anskaffelseskonferanse.
Hva er offentlige anskaffelser – og hvordan fungerer det i praksis?
Lær hvordan offentlige anskaffelser fungerer, hvorfor regelverket er viktig, og hva som skal til for å lykkes med offentlige anbud.