Hva ser oppdragsgiver etter når tilbud evalueres?

Når tilbudsfristen er passert, starter en av de viktigste delene av anbudsprosessen – evalueringen. Oppdragsgiver skal gå gjennom tilbudene og vurdere dem opp mot kriteriene som er satt i konkurransen. For leverandøren betyr det at det ikke lenger handler om hva man ønsker å få frem i tilbudet, men om hva oppdragsgiver faktisk kan legge vekt på når tilbudene skal sammenlignes.

Hva er det egentlig som gjør at ett tilbud skiller seg ut fra de andre? Og hva bør leverandører tenke på når tilbudet skal utformes?

Start med å forstå hva som skal evalueres

Et godt tilbud starter ikke med skriving. Det starter med analyse. Før dere begynner å formulere svarene, er det viktig å sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget og forstå hva oppdragsgiver faktisk etterspør. Tildelingskriteriene gir viktige føringer for hva oppdragsgiver skal vurdere når tilbudene sammenlignes.

Kriteriene kan for eksempel omhandle pris, kvalitet, kompetanse, gjennomføring eller andre forhold ved leveransen. Derfor bør man ikke bare se på hvilke krav som skal oppfylles, men også på hva som kan gi uttelling i evalueringen. Det er forskjell på å svare på det som står i konkurransegrunnlaget og å svare på en måte som gjør det tydelig hvorfor akkurat deres tilbud bør score godt.

Det holder ikke å fortelle at dere er gode

Vi ser ofte at virksomheter har mye relevant kompetanse og erfaring, men at dette ikke kommer tydelig nok frem i tilbudet. Formuleringer som «vi har lang erfaring», «vi har høy kompetanse» og «vi leverer tjenester av høy kvalitet» sier lite dersom de ikke følges opp med konkrete eksempler. Oppdragsgiver skal kunne vurdere det som står i tilbudet, og da er det viktig å vise hva erfaringen eller kompetansen faktisk betyr for leveransen.

Har dere erfaring fra tilsvarende oppdrag, bør dere vise til dette. Har dere en bestemt arbeidsmetodikk, bør dere forklare hvordan den skal brukes i det aktuelle oppdraget. Har dere et team med relevant kompetanse, bør dere vise hvilken kompetanse teamet har og hvorfor den er relevant.

Det handler med andre ord om å gå fra å si hva dere kan, til å vise hvordan dere kan skape verdi for oppdragsgiver.

Gjør det enkelt for oppdragsgiver å vurdere tilbudet.

Når oppdragsgiver sitter med flere tilbud, skal de kunne finne frem til den informasjonen de trenger for å evaluere hvert enkelt tilbud. En god tilbudsbesvarelse bør derfor være oversiktlig, konkret og strukturert.

Det betyr ikke at tilbudet skal være kortest mulig. Det betyr heller ikke at alle svar skal være redusert til noen få setninger. Poenget er at innholdet skal være relevant og at de viktigste poengene kommer tydelig frem. Trekk heller frem det som er relevant for konkurransen, og bruk konkrete eksempler der det styrker svaret. Et godt tilbud gjør det enkelt for oppdragsgiver å forstå hva dere tilbyr, hvordan dere skal løse oppdraget og hvilken verdi dere kan tilføre.

Hva skiller dere fra konkurrentene?

Dette er et spørsmål det kan være nyttig å stille tidlig i tilbudsprosessen. Når flere leverandører kan tilby tilsvarende tjenester, må tilbudet gjøre det tydelig hva som gjør akkurat deres virksomhet relevant for oppdragsgiver. Det trenger ikke nødvendigvis være noe helt unikt. Det kan være erfaring fra tilsvarende oppdrag, en effektiv arbeidsmetodikk, særlig relevant kompetanse eller en gjennomføringsmodell som gir oppdragsgiver trygghet.

Mange virksomheter vet godt hva de er gode på, men er ikke like flinke til å få dette frem i tilbudene sine. Her ligger det en viktig del av tilbudsarbeidet: å identifisere hvilke styrker som faktisk er relevante for konkurransen, og sørge for at disse blir synlige i besvarelsen.

Pris er ikke nødvendigvis avgjørende alene

Pris er en viktig del av mange konkurranser, men lavest pris er ikke nødvendigvis det samme som beste tilbud. Dersom konkurransen også evaluerer kvalitet eller andre kriterier, må leverandøren vise hva oppdragsgiver får igjen for den tilbudte prisen. Det er derfor viktig å se hele tilbudet i sammenheng. En konkurransedyktig pris må kombineres med en besvarelse som tydelig viser hvordan oppdraget skal løses, hvilken kompetanse som tilbys og hvilken verdi løsningen gir.

Når dere arbeider med tilbudet, bør dere derfor ikke bare se på hvordan dere kan konkurrere på pris, men også på hvordan dere kan dokumentere verdien av det dere tilbyr.

Tilpass tilbudet til den konkrete konkurransen

Et tilbud bør ikke være en generell presentasjon av virksomheten deres. Det bør være en besvarelse av den konkrete konkurransen. Selv om dere har gode beskrivelser, referanser og formuleringer fra tidligere tilbud, bør innholdet tilpasses oppdragsgiveren og behovet som beskrives i konkurransegrunnlaget.

Det betyr ikke at dere må begynne på nytt hver gang. Gode maler og tidligere arbeid kan være svært nyttige og gjøre tilbudsprosessen mer effektiv. Men innholdet må bearbeides slik at det svarer på det som faktisk etterspørres.

Oppdragsgiver skal kunne se at dere har forstått behovet og at løsningen dere beskriver er relevant for akkurat dette oppdraget.

Før innlevering: Les tilbudet med oppdragsgivers øyne

En siste gjennomgang før innlevering bør handle om mer enn å kontrollere at alle vedlegg er med og at dokumentene har riktig navn.

Les tilbudet som om dere var oppdragsgiver.

• Er det enkelt å finne svarene? Har dere svart konkret på tildelingskriteriene?
• Har dere dokumentert det dere påstår?
• Kommer relevant erfaring og kompetanse tydelig frem?
• Og er det lett å forstå hva som skiller dere fra konkurrentene?

En enkel kvalitetssjekk:

• Har vi svart på alle krav og tildelingskriterier?
• Er svarene våre konkrete og relevante?
• Har vi dokumentert påstandene våre?
• Har vi vist hvilken verdi vi tilfører?
• Har vi trukket frem det som skiller oss fra konkurrentene?
• Er tilbudet enkelt å lese og evaluere?

Det er ofte i denne siste gjennomgangen man oppdager at et godt svar kan bli enda tydeligere. Er dere usikre og ønsker noen andre til å se på dette, kan dere ta kontakt med oss i Tendpro. 

Et godt tilbud handler om mer enn å oppfylle kravene

Målet med tilbudsarbeidet er ikke bare å levere et tilbud innen fristen. Det handler om å lage en besvarelse som gir oppdragsgiver et godt grunnlag for å vurdere hvorfor dere er et godt valg.

Derfor bør arbeidet starte med å forstå konkurransen, oppdragsgivers behov og hva som faktisk skal evalueres. Når dette er på plass, blir det enklere å prioritere innholdet og sørge for at tilbudet svarer tydelig på det som er viktig.

Et konkurransedyktig tilbud er relevant, konkret og godt strukturert. Det viser ikke bare at dere kan levere, men også hvorfor deres kompetanse og løsning er riktig for oppdraget.

Tendpro bistår gjennom hele tilbudsprosessen

I Tendpro fungerer vi som en anbudsavdeling på innleie og bistår gjennom hele prosessen – fra analyse og strategi til ferdig levert tilbud.

Vi hjelper virksomheter med å strukturere tilbudsarbeidet, analysere konkurransen og utvikle besvarelser som tydelig viser kompetansen og verdien de kan tilby.

For når flere leverandører konkurrerer om samme oppdrag, er det ikke nok å være kvalifisert. Det må også komme tydelig frem i tilbudet hvorfor oppdragsgiver bør velge dere.

Ta gjerne kontakt med oss  dersom dere trenger bistand med et kommende tilbud.

Ønsker du å være bedre forberedt til ditt neste anbud?

Ta kontakt med Peter eller John Christian for å avtale en anbudsprat:

🌐 www.tendpro.no
📞 31 09 50 50
✉️ anbudspartner@tendpro.no

Flere artikkler, tips og råd om offentlig anskaffelser