Sommeren går mot slutten, og mange virksomheter er klare for en ny og hektisk høst. For bedrifter som leverer varer eller tjenester til offentlig sektor, er dette også en periode hvor mange konkurranser blir kunngjort. Da lønner det seg å være i forkant.
Ved å bruke litt tid på forberedelser nå, kan bedriften stå bedre rustet når de riktige anbudene dukker opp. Her er våre beste råd for en god start på anbudshøsten.
1. Evaluer tidligere tilbud
Før dere setter i gang med nye konkurranser, bør dere se tilbake på tilbudene dere allerede har levert.
Still dere spørsmål som:
- Hva fungerte godt?
- Hva kunne vært bedre?
- Hvilke tilbakemeldinger fikk vi?
- Hvor mistet vi poeng?
- Kan vi gjenbruke deler av innholdet?
Tidligere tilbud er en verdifull kilde til læring. Ved å analysere både suksesser og utfordringer kan dere forbedre kvaliteten på kommende tilbud.
2. Oppdater dokumentasjon
Mange bedrifter taper unødvendig tid fordi nødvendig dokumentasjon ikke er oppdatert.
Gå gjennom blant annet:
- Firmaattest
- Skatteattest
- Referanseprosjekter
- CV-er til nøkkelpersonell
- Kvalitetssystemer
- Miljø- og bærekraftsdokumentasjon
- Eventuelle sertifiseringer
Når dokumentasjonen er oppdatert på forhånd, blir det enklere å levere tilbud innen fristen.
3. Velg hvilke konkurranser dere skal prioritere
Det er sjelden en god strategi å levere tilbud på alt.
Velg heller konkurranser hvor dere har gode forutsetninger for å levere et sterkt tilbud.
Vurder blant annet:
- Passer oppdraget virksomhetens kompetanse?
- Har dere kapasitet?
- Er kontrakten lønnsom?
- Oppfyller dere kvalifikasjonskravene?
- Har dere relevante referanser?
En tydelig prioritering gjør at dere kan bruke tiden der den gir størst verdi.
4. Etabler en plan for tilbudsarbeidet
Et godt tilbud blir sjelden til i siste liten.
Lag en enkel prosess for hvordan tilbud skal utarbeides.
Avklar blant annet:
- Hvem har ansvar for hva?
- Hvem kvalitetssikrer tilbudet?
- Når skal utkast være ferdig?
- Hvem godkjenner før innlevering?
En tydelig arbeidsfordeling reduserer stress og øker kvaliteten.
5. Følg med på kommende konkurranser
Mange offentlige oppdragsgivere varsler kommende anskaffelser lenge før de blir publisert.
Ved å følge markedet kan dere:
- planlegge ressursbruk
- samle nødvendig dokumentasjon
- forberede gode referanser
- identifisere samarbeidspartnere ved behov
Jo tidligere dere vet hva som kommer, desto bedre kan dere forberede dere.
6. Sørg for at virksomheten fremstår profesjonell
Offentlige oppdragsgivere vurderer ikke bare selve tilbudet.
En oppdatert nettside, tydelige beskrivelser av tjenester og relevante referanser bidrar til å bygge tillit.
Det kan også være lurt å oppdatere:
- bedriftsprofil
- prosjektbeskrivelser
- kompetanseoversikt
- bærekraftsarbeid
- kvalitetssystemer
Dette gir et godt utgangspunkt når informasjon skal hentes inn til nye tilbud.
7. Start arbeidet før konkurransen publiseres
Den største feilen mange virksomheter gjør, er å vente til konkurransen er kunngjort.
Mye av arbeidet kan gjøres i forkant.
For eksempel kan dere:
- oppdatere standardtekster
- lage maler
- samle dokumentasjon
- oppdatere referanser
- gjennomgå interne rutiner
Når konkurransen først publiseres, kan dere bruke tiden på å skreddersy tilbudet i stedet for å starte helt fra bunnen av.
En god høst starter med gode forberedelser
Bedrifter som lykkes med offentlige anbud, har sjelden bare skrevet et godt tilbud. De har også brukt tid på planlegging, struktur og kvalitetssikring.
Ved å evaluere tidligere arbeid, oppdatere dokumentasjonen og etablere gode rutiner allerede nå, øker dere sannsynligheten for å levere konkurransedyktige tilbud gjennom hele høsten.
Har dere behov for bistand med tilbudsarbeid, kvalitetssikring eller strategi for offentlige anskaffelser? Vi i Tendpro hjelper bedrifter med å forberede, gjennomføre og forbedre tilbudsprosesser – slik at dere kan bruke tiden på det dere kan best.
Ønsker du å være bedre forberedt til ditt neste anbud?
Ta kontakt med Peter eller John Christian for å avtale en anbudsprat:
🌐 www.tendpro.no
📞 31 09 50 50
✉️ anbudspartner@tendpro.no
Slik når du oss
E-post
post@tendpro.no
Telefon
(+47) 31 09 50 50
Adresse
Bærumsveien 373, 1346 Gjettum, Norge
Åpningstider
Alle hverdager, 09:00 - 15:00
Flere artikkler, tips og råd om offentlig anskaffelser
Tendpro er ISO 9001-sertifisert – hva betyr det for kundene våre?
Tendpro er ISO 9001-sertifisert av Kiwa i Norge. Men hva betyr det egentlig for kundene våre? Les om hvordan sertifiseringen styrker vårt arbeid med kvalitet, struktur og kontinuerlig forbedring.
Slik lager du en konkurransedyktig tilbudsbesvarelse
En konkurransedyktig tilbudsbesvarelse handler om mer enn å svare på kravene. Lær hvordan du kan strukturere tilbudet, fremheve virksomhetens styrker og skrive en tydelig og relevant besvarelse som øker sjansene for å vinne anbudet.
Høstens anbudsmuligheter, hvor finner bedriften de beste offentlige kontraktene?
Høsten er ofte den mest aktive perioden for offentlige anskaffelser. I dette innlegget viser vi hvor du finner de beste anbudsmulighetene, hvilke bransjer som har høy aktivitet, og hvordan bedriften kan øke sjansen for å vinne offentlige kontrakter.